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商务英语:安排商务会议的10个注意事项

核心提示:  尽管大家都知道开展商务会议很重要,但具体落实下来,让人走神和超时的会议还是“比比皆是”

  尽管大家都知道开展商务会议很重要,但具体落实下来,让人走神和超时的会议还是“比比皆是”。不管参加会议的对象是谁,以下十条都值得谨记,有助于帮你开展一次成功的商务沟通会议。

  里面有一些商务课,老师是外教,内容关于高效商务沟通、战略员工管理、实战市场管理、办公室英语等等,相信对你们有帮助。

  一个清晰的目标会给会议定好方向和基调(set the tone and determine the direction properly)。这个目标是具体的(specific)也是可测的(measurable)--最好是可量化的。与此同时提前通知与会者(attendees)作好准备:如果你期望与他们来场头脑风暴(brainstorm),就得至少让他们知道要带着想法参会;你期望是一次学习型会议,至少通知他们会议时间并叮嘱带好纸笔。

  会议成本是很昂贵的,不光是支付员工工资上的花费,还包括因此而产生的机会成本--与会者可能因为你的安排而打乱半天的工作计划。有些会议完全可以通过邮件、电话,Skype等方式替代--不一定非要把大家都聚在一起讨论一些无关痛痒的小事情。

  总有一个人或部门是会议目标落实的监督人(monitor)--把TA邀请进来。如果实在不行,TA的下属(subordinate)也可以:作为上级(supervisor)的代表或者至少作好会议笔记(take notes)并在之后向上级汇报(report)。

  避免周一早晨(或者任何工作时段的开始)、周五下午(或者任何工作时段的结束)开会--让自己和同事都舒服一点的安排总是更合适的。

  开会前给确认与会的每人发一张agenda,里边有例行的程序包括从apologies到action,哪些人因有事缺席到规划下次会议前应完成的事项,程序完整且按其严格执行。虽然人是灵活的、可以对一些特殊情况随机应变,但提前制定会议议程的目的就是为了第一防止所有情况都成为特殊情况,第二使会议内容更有条理、也方便日后回顾并整理成档案查询。当然我们可能也都确实遇到过有些同事喜欢岔开话题(sometimes just for atmospheric relaxation)的情况,这时候会议组织者要做的就是适时地step in and suggest that they talk after the meeting or schedule a separate discussion。

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